Por Bob Frisch e Cary Greene, via Harvard Business Review
À medida que as empresas se esforçam para proteger seus funcionários do coronavírus ao restringir viagens e possibilitar o trabalho remoto, existe a possibilidade real de que as reuniões pessoais com as equipes, clientes ou fornecedores possam ser canceladas por muitos dias ou, provavelmente, por semanas.
Na melhor das hipóteses, quando um ou mais participantes “se conecta” a qualquer reunião, a produtividade é impactada negativamente. A lista de motivos é longa. Em geral, os participantes interpretam reuniões virtuais como uma licença para fazer diversas coisas ao mesmo tempo. Por sua vez, os organizadores tendem a ser menos cuidadosos tanto com o objetivo quanto com o rumo da conversa. Não é raro que um ou dois participantes dominem a discussão, enquanto os outros relaxam e “se desligam’’.
Mas não precisa ser desta forma. As reuniões virtuais — mesmo as improvisadas, deflagradas pelo medo do contágio — podem ocorrer de forma mais eficiente, utilizando as mesmas “melhores práticas’’ básicas de qualquer reunião, e tecnologia amigável e acessível.
Apresentamos aqui 12 passos para você seguir e fazer com que isso aconteça:
1. Use recursos de vídeo. Para fazer com que todos sintam que estão na “mesma’’ reunião, faça uso de videoconferência em vez das tradicionais reuniões somente por áudio. Aplicativos — como por exemplo, o Zoom, Skype e GoToMeeting — ajudam a personalizar a conversa e manter os participantes envolvidos.
2. Dito isso, sempre ofereça uma opção de conexão discada de áudio. Videoconferências podem funcionar muito bem, mas dependem de uma boa conexão de internet que nem sempre está disponível. As pessoas precisam ter a possiblidade de participar só por áudio, mas deixe claro que o vídeo é, no momento, o novo padrão.
3. Teste a tecnologia antes de reunião. Nada é mais mortal do que uma reunião atrasar 15 minutos, porque as pessoas precisam baixar o programa, não conseguem fazer com que o vídeo funcione, etc. Antes de uma reunião virtual, todos os participantes devem testar a tecnologia envolvida e ter a certeza de que estão confortáveis com todos os seus principais recursos. Lembre-se de que conversas com fornecedores ou clientes podem demandar que sua equipe esteja familiarizada com diferentes pacotes de softwares.
4. Assegure-se de que os rostos estejam visíveis. As videoconferências são mais eficientes quando os participantes podem ver as expressões faciais e a linguagem corporal de todos. Peça que se sentem próximos à câmera de vídeo para ajudar a recriar a mesma intimidade de uma reunião presencial.
5. Atenha-se aos princípios básicos de uma reunião. Antes do início da conversa, estabeleça os objetivos e envie o material de leitura prévia, se for o caso. Durante a reunião, siga a pauta, determine as regras, faça intervalos e, ao final de cada assunto e ao término dos trabalhos, seja claro ao definir os próximos passos (inclusive prazos e responsabilidades).
6. Diminua a duração da apresentação. A única coisa pior que uma longa apresentação presencial é uma longa apresentação virtual. Reuniões devem ser conversas. As informações sobre o contexto devem ser fornecidas previamente. Se alguém precisa apresentar algo, use o compartilhamento de tela para conduzir a conversa para que todos os participantes estejam literalmente “na mesma página’’. Mas priorize a conversa para prolongar o tempo que as pessoas olham umas para as outras.
7. Quebre o gelo. Embora não sejamos grandes fãs deste artifício, é importante usar todas as ferramentas disponíveis para reforçar as relações interpessoais em um momento em que as pessoas podem estar se sentindo isoladas. Também é importante saber se um participante tem algum amigo próximo ou familiar lutando contra o vírus; portanto, alguma “verificação” deste tipo, faz parte.
8. Designe um facilitador. Em geral, é mais difícil conduzir uma reunião virtual do que uma presencial. Pode ser muito útil indicar uma pessoa para guiar a conversa, deixando que os demais participantes foquem no assunto. O facilitador pode fazer um tipo de sondagem para “sentir o clima” do grupo quanto a algumas perguntas e assegurar-se de que todas as opiniões serão ouvidas. Ele ou ela devem, também, conseguir esclarecer dúvidas básicas sobre o uso da tecnologia.
9. Convoque as pessoas. Conseguir que todos participem sem que falem ao mesmo tempo é um dos maiores desafios na condução de uma reunião virtual. Para evitar que isso aconteça, recomendamos convidar cada um a falar, dando uma “volta virtual pela mesa’’, antes que a decisão final seja tomada. Alguns pacotes de softwares permitem até mesmo que os participantes “levantem a mão’’ se assim o quiserem. Isto pode ajudar o facilitador a chegar ao encerramento sem correr o risco de excluir o ponto de vista de um participante mais introvertido.
10. Obtenha feedback em tempo real. Reunir e processar contribuições de alta qualidade durante uma reunião virtual pode ser difícil, especialmente por ser mais difícil ler os “sinais visuais’’. Utilize ferramentas de sondagem por telefone, como por exemplo a Poll Everywhere, para obter feedback dos participantes sobre tópicos específicos em tempo real. Mantenha a sondagem aberta, mas separada da videoconferência para não perturbar a conversa. Os participantes precisarão de instruções claras para entender como usar o sistema e o que devem fazer, mas, em geral os grupos “pegam o jeito” rapidamente e o esforço compensa.
11. Não tenha receio de abordar assuntos complicados. Coordenar reuniões virtuais é um comportamento que se aprende e você ficará surpreso com o quanto consegue obter quando você e seu grupo começarem a se sentir confortáveis em trabalhar desta maneira. Pode até parecer natural esperar até que todos possam se reunir pessoalmente para discutir assuntos difíceis, mas esta pode não ser uma opção. Portanto, não se esquive de assuntos polêmicos.
12. Pratique uma ou duas vezes enquanto ainda estão juntos. Faça sua próxima reunião de equipe no modo virtual com cada um dos executivos em sua própria sala tentando se conectar sem nenhum tipo de ajuda. Após o término, reúnam-se e façam uma avaliação do processo: o que deu certo e o que não deu? O que pode ser melhorado em suas reuniões virtuais para fazer com que sejam tão produtivas quanto às presenciais?
Não poder trabalhar na mesma sala com seus colegas pode se tornar um grande desafio. Para fazer com que suas reuniões virtuais funcionem, pode ser necessário adaptar a forma como seu time as conduz. Mas um pequeno investimento para se preparar pode resultar em um grande impacto positivo quando a hora chegar.
