O modo como você envolve seus funcionários durante essa crise pode definir o cenário do seu relacionamento com esses principais interessados por anos e controlar a rapidez com que sua organização pode se recuperar.
Por Andrea Lekushoff, via Portal Ragan
Seus funcionários terão longas lembranças sobre como são tratados durante esta crise. Quando você sai do outro lado, a reputação da sua marca, a reputação dos seus líderes e a própria cultura da sua empresa dependerão de como você se comunicou durante esse período.
Sem pressão, certo? Mas a comunicação com suas equipes agora é, honestamente, principalmente senso comum.
Você quer ser consistente, calmo, empático - e tentar se divertir. Aqui estão 10 dicas para comunicadores internos durante esta crise;
1. Crie uma equipe, defina expectativas e estabeleça um ritmo.
Se você ainda não o fez, certifique-se de estabelecer claramente a propriedade das comunicações na sua empresa. Sua equipe de comunicação COVID-19 deve incluir as pessoas mais graduadas da empresa e deve se reunir regularmente para discutir e ajustar planos à medida que a situação muda.
Descreva claramente os canais a serem usados para se comunicar com os funcionários em todos os níveis, incluindo funcionários remotos, pessoas em licença e até aqueles que receberam ofertas de emprego, mas que ainda não começaram. Cada parte interessada é importante.
Estabeleça um ritmo diário de comunicação e diga aos funcionários o que esperar.
2. Acima de tudo, mostre empatia, compaixão e compreensão.
Deixe a empatia ser seu guia.
Lembre-se de que a primeira prioridade de seus funcionários provavelmente não é o bem-estar dos seus negócios, é deles e de suas famílias. Muitos estão trabalhando em casa e tentando conciliar o trabalho com os filhos ou parceiros. Alguns podem ser pais solteiros, sem ajuda extra. Outros podem não ter dispositivos para seus filhos.
Ter todos em casa adiciona um nível sem precedentes de complexidade ao seu dia. Deixe-os saber que você entendeu.
3. A triagem é importante.
Qualquer comunicação que você esteja preparando sobre atividades ou planos futuros para o próximo trimestre pode esperar. Mantenha o foco no que está acontecendo no momento e no que seu pessoal precisa saber. (É para isso que eles prestarão atenção de qualquer maneira.)
4. Seja claro, calmo e consistente - e vá direto ao ponto.
Tenho certeza de que você já teve que tomar decisões difíceis recentemente sobre seus negócios, e sem dúvida haverá mais por vir. Agora é a hora de aparecer como líder. Se você precisar comunicar algo difícil, como demissões ou reduções de salário, vá direto ao ponto. Até que suas equipes entendam como são afetadas, elas não ouvirão mais nada.
Mesmo que você esteja sobrecarregado, a comunicação diária é a única coisa pela qual você precisa dedicar tempo. Sem comunicação regular e confiável, informações erradas e suposições circularão. Não prometa nada, exceto que você será honesto, transparente, se comunicará regularmente e colocará os funcionários em primeiro lugar.
Deixe claro para suas equipes que os valores da sua empresa são mais importantes agora do que nunca. Qualquer decisão que você tome deve reforçar esses valores - por exemplo, se você sempre disse: "Estamos juntos nisso", qualquer corte de salário que você instituir deve ser aplicado a 100% da empresa, especialmente aos executivos seniores.
Um desvio de seus valores em um momento como esse pode manchar a marca pessoal de executivos e destruir a cultura que você trabalhou tanto para construir.
5. Confie nas plataformas existentes, mas varie seus métodos.
Agora não é hora de lançar um novo meio de comunicação.
Use as plataformas que você já possui, mas não confie exclusivamente em um tipo de mensagem. Se o email é o seu principal método de comunicação, por exemplo, você pode usá-lo para se comunicar de várias maneiras, usando texto, imagens, vídeo, links para fontes externas e muito mais.
Coloque um rosto pessoal em suas comunicações sempre que possível usando o vídeo. Uma mensagem curta diretamente dos líderes, em sua voz e em suas próprias palavras, com um tom tranquilizador, pode ter um impacto muito maior do que uma declaração escrita muito editada. Além do vídeo gravado, também é uma ótima idéia realizar reuniões virtuais da prefeitura para que seus funcionários possam ouvir suas opiniões ao vivo. O conteúdo de qualquer mensagem ou apresentação também deve ser publicado na intranet da empresa, se você tiver uma.
6. Lembre-se de comunicação é de duas maneiras.
É importante que os funcionários tenham uma maneira de ter suas perguntas respondidas e que essas respostas sejam compartilhadas amplamente. Solicite perguntas dos funcionários e responda-as em suas comunicações regulares e mantenha um repositório de perguntas e respostas em algum lugar que todos possam acessar. Além disso, forneça aos gerentes de pessoas mensagens importantes e perguntas e respostas para ajudá-los a entender como as políticas da empresa estão evoluindo e como tranquilizar suas equipes.
Outra ótima idéia é que os líderes conversem on-line por 20 ou 30 minutos com um grupo de, talvez, dez pessoas por dia. Isso pode dar aos funcionários a chance de compartilhar suas preocupações ou sucessos, permitindo que você conheça a organização, que pode informar seus planos de comunicação e ajudá-lo a combater as informações erradas.
7. Alinhe as mensagens internas e externas.
Trabalhe em estreita colaboração com as equipes de marketing / PR para garantir que tudo o que você está dizendo aos seus funcionários seja consistente com o que você está dizendo externamente. Se você estiver anunciando algo significativo para os clientes, notifique seu pessoal primeiro. Certifique-se de preparar os membros da equipe voltados para o cliente com as principais mensagens e pontos de discussão sobre suas operações, particularmente quaisquer alterações, interrupções ou demissões que os clientes precisem conhecer.
8. Ajude seu pessoal a se manter saudável.
Muito se falou sobre o bem-estar no local de trabalho nos últimos anos, e a crise do COVID-19 realmente desperta a importância dessas discussões. De fato, leva as coisas a um nível totalmente novo.
Dar conselhos específicos demais sobre o que comer e como se exercitar pode já ter sido visto como inapropriado - ou até como tabu -, mas agora é um serviço extremamente valioso. Ajude seus funcionários a criar hábitos saudáveis enquanto trabalham em casa.
A pessoa comum provavelmente não está ciente das poderosas propriedades que aumentam a imunidade de certos alimentos ou da importância do exercício e do sono para os sistemas de defesa de nossos corpos. Procure fontes externas confiáveis que você possa compartilhar para ajudar seu pessoal a se educar (como “ Como se proteger do COVID-19”, do Dr. Mark Hyman, ou “ O coronavírus está se espalhando. Hora de expandir a conversa sobre prevenção ”, de Arianna Huffington).
Compartilhe dicas de culinária saudável e exercícios diários que podem ser feitos em casa e verifique se seus funcionários sabem que a saúde deles é sua prioridade.
9. Incentive a conexão pessoal.
Estes são tempos sérios, mas não os superaremos se apenas insistirmos no negativo. Ajude seus funcionários a encontrar um lado mais leve da situação, trazendo humor e diversão às suas comunicações.
Sim, você deve fornecer informações essenciais, mas considere fechar suas mensagens com uma dose diária de entretenimento. A internet está cheia de piadas e memes que você pode compartilhar, e é uma aposta justa que seus funcionários sejam induzidos a contribuir com seu próprio humor.
Algumas empresas estão usando essa oportunidade para patrocinar campanhas ou concursos de funcionários. Ouvi falar de alguém que está realizando uma competição de fabricação de cerveja em casa, com um teste de gosto pessoal planejado para quando tudo estiver acabado. Você pode jogar bingo em conferência ou encorajar as pessoas a enviar fotos de seus escritórios em casa ou histórias de como estão lidando com seus novos “colegas de trabalho” - especialmente aqueles jovens e peludos.
Circunstâncias incomuns também podem ser uma grande oportunidade para os funcionários se conhecerem. As equipes podem ter bate-papos on-line regulares, encontros virtuais com café ou até mesmo happy hours. Quem sabe - ao final disso, todos nós poderíamos terminar com conexões mais profundas e um entendimento mais forte um do outro.
10. Vá devagar com você mesmo.
Não há manual de comunicações COVID-19; você nem sempre saberá o que está fazendo. Algumas das coisas que você tentar serão ótimas. Outros podem não, e tudo bem. Este é um território desconhecido para todos nós.
Não se bata se algo não funcionar. Tente outra coisa e certifique-se de levar suas próprias mensagens a sério. Siga suas próprias dicas de alimentação e exercícios saudáveis e trate-se com auto-compaixão e empatia.
